Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP OPDRACHTEN VERLEEND AAN ORDÈS
BOEKHOUDING EN BELASTINGEN, HIERNA TE NOEMEN OPDRACHTNEMER
A. ALGEMEEN
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Opdrachtnemer: ORDÈS boekhouding en belastingen, gevestigd te Deurne, 5751 NL,
Heideven 25.
2. Opdrachtnemer is een B.V. en handelt onder de naam ORDÈS boekhouding en belastingen
en/of ZZP-Cursussen. Eigenaar is de heer drs. M.S.C. van den Broek.
3. Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan opdrachtnemer opdracht
heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden behorende tot het gebruikelijke
werkterrein van een administratiekantoor en belastingadviseur.
4. Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven en alle verdere werkzaamheden
die uit de opdracht mochten voortvloeien of die daarmee verband houden,,
daaronder begrepen, maar daartoe niet beperkt:
– het adviseren ten aanzien van vraagstukken van fiscaalrechtelijke aard, alsmede het
verzorgen van cursussen,
– het verzorgen van fiscale aangiften,
– het behandelen van het verzoek-, bezwaar- en beroepschriften in fiscale aangelegenheden,
– het optreden als gemachtigde in fiscale procedures,
– het voeren van administraties en het samenvatten daarvan in jaarverslagen,
– het geven van een training / cursus online of klassikaal
al het voorgaande in de ruimste zin van het woord en in ieder geval omvattend de
werkzaamheden als vermeld in de opdrachtbevestiging.
5. Bescheiden: alle door opdrachtgever aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde goederen,
waaronder stukken of gegevensdragers, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de
opdracht door opdrachtnemer vervaardigde goederen, waaronder stukken of
gegevensdragers.
B. TOEPASSELIJKHEID
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die door
opdrachtnemer binnen het kader van de uitvoering van de werkzaamheden als onder A 4
genoemd worden aangegaan, dan wel op aanbiedingen of offertes tot zulke
overeenkomsten.
2. De opdrachtgever aanvaardt de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden ook en
onvoorwaardelijk voor alle toekomstige overeenkomsten en aanbiedingen tot
overeenkomsten.
3. Afwijkingen van of aanvullingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts van kracht
indien en voor zover opdrachtnemer deze uitdrukkelijk en schriftelijk aan de opdrachtgever
heeft bevestigd. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen hebben deze
afwijkingen van of aanvullingen op de algemene voorwaarden slechts betrekking op de
desbetreffende overeenkomst.
4. De algemene voorwaarden van de opdrachtgever zullen, voor zover zij niet in
overeenstemming zijn met deze algemene voorwaarden, slechts toepasselijk zijn, indien
opdrachtnemer dit met opdrachtgever bij afzonderlijk geschrift nadrukkelijk
overeengekomen is.
5. Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door de opdrachtnemer, met
terzijdestelling van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW.
6. Deze algemene voorwaarden gelden ook ten gunste van personeel en hulpkrachten van de
opdrachtnemer, die bij de uitvoering van de overeenkomst werkzaam zijn, alsmede ten
2
gunste van derden, door wie opdrachtnemer de overeenkomst geheel of gedeeltelijk laat
uitvoeren.
7. Indien enig beding van deze algemene voorwaarden of van de tussen opdrachtgever en
opdrachtnemer gesloten overeenkomst, nietig zou zijn of vernietigd wordt, blijft de
overeenkomst voor het overige zoveel mogelijk in stand en zal het betreffende beding in
overleg tussen partijen onverwijld worden vervangen door een beding dat de strekking van
het oorspronkelijke beding zoveel mogelijk benadert.
C. AANVANG EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST
1. De overeenkomst komt eerst tot stand op het moment dat de opdrachtnemer de hem
opgedragen werkzaamheden mondeling dan wel schriftelijk aanvaardt, bij voorkeur door een
schriftelijke opdrachtbevestiging, of met de uitvoering daarvan op een voor opdrachtgever
kenbare wijze is begonnen.
2. De overeenkomst vormt een overeenkomst van opdracht als bedoeld in artikel 7:400 van het
BW.
3. De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard of strekking van
de verleende opdracht voortvloeit dat deze voor bepaalde tijd is aangegaan.
D. GEGEVENS OPDRACHTGEVER
1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden die opdrachtnemer naar zijn
oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de door
opdrachtnemer gewenste vorm en wijze ter beschikking van de opdrachtnemer te stellen.
Onder gegevens en bescheiden dient mede te worden begrepen de door de opdrachtnemer
benodigde documenten ter vaststelling van de identiteit van opdrachtgever op grond van de
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Opdrachtgever dient de
benodigde documenten ter vaststelling van de identiteit van opdrachtgever op grond van de
Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme te leveren voorafgaande
aan de dienstverlening, tenzij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en
financieren van terrorisme een later tijdstip is toegestaan. Extra kosten, ontstaan als gevolg
van het door de opdrachtgever niet, niet tijdig of niet behoorlijk verstrekken van de door
opdrachtnemer verlangde gegevens of informatie, komen voor rekening van de
opdrachtgever.
2. Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten tot het
moment dat opdrachtgever aan de in het vorige lid genoemde verplichting heeft voldaan.
3. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door of
namens hem aan opdrachtnemer verstrekte gegevens en informatie.
4. Voor zover opdrachtgever zulks verzoekt, worden de door hem ter beschikking gestelde
bescheiden aan hem geretourneerd.
5. Opdrachtnemer is na het eindigen van de uitvoering van de opdracht, niet gehouden de hem
door opdrachtgever ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden langer dan de voor
opdrachtnemer geldende bewaartermijn te bewaren.
E. UITVOERING OPDRACHT
1. Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke bij hem eventueel in loondienst
zijnde personen de verleende opdracht wordt uitgevoerd. Hij voert de opgedragen
werkzaamheden naar beste vermogen en als een zorgvuldig handelend beroepsbeoefenaar
3
uit, een en ander in overeenstemming met het op enig moment geldende Reglement voor de
beroepsuitoefening van De Nederlandse Federatie van Belastingadviseurs te ’s-Gravenhage.
Op schriftelijk verzoek van de opdrachtgever zendt opdrachtnemer aan deze onverwijld een
exemplaar van het dan geldende Reglement toe.
2. Opdrachtnemer heeft het recht om, indien dit voor een goede uitvoering van een gegeven
opdracht noodzakelijk of bevorderlijk is, bepaalde werkzaamheden, zonder kennisgeving aan
opdrachtgever, door derden te laten verrichten, de kosten van deze derden aan de
opdrachtgever in rekening te brengen en namens de opdrachtgever beperkingen van de
aansprakelijkheid van deze derde te aanvaarden.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen van deze derden.
4. Opdrachtnemer is niet gehouden om namens opdrachtgever bezwaar te maken tegen aan de
opdrachtgever geadresseerde beslissingen van de belastingdienst, waarvan aan
opdrachtnemer door de belastingdienst een digitale kopie is gestuurd, tenzij opdrachtgever
daartoe de opdrachtnemer uiterlijk vijf werkdagen voor het verstrijken van de
bezwarentermijn schriftelijk de opdracht heeft verstrekt.
5. Gezien de aard van de door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden kan
opdrachtnemer niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat.
6. Voor het geval een behoorlijke uitvoering van een met opdrachtgever aangegane
overeenkomst met zich meebrengt dat ook werkzaamheden worden uitgevoerd, die
aanvankelijk niet tot de overeenkomst behoorden, wordt de overeenkomst geacht zich ook
tot deze andere werkzaamheden uit te strekken en wordt de daaraan bestede tijd op de
gebruikelijke wijze aan de opdrachtgever in rekening gebracht.
7. Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn steeds gerechtigd de overeenkomst bij aangetekende
brief of bij deurwaardersexploot met inachtneming van een termijn van 3 dagen op te
zeggen. Opdrachtgever is bij opzegging gehouden aan opdrachtnemer de inmiddels door
hem gemaakte kosten alsmede de inmiddels door hem bestede tijd te vergoeden conform
het bepaalde in de artikelen I en J.
F. GEHEIMHOUDING EN EXCLUSIVITEIT
1. Opdrachtnemer is, behoudens verplichtingen tot openbaarmaking van bepaalde gegevens
die de wet hem oplegt, waaronder mede begrepen de Wet ter voorkoming van witwassen en
financieren van terrorisme en andere nationale of internationale regelgeving met
vergelijkbare strekking, verplicht tot geheimhouding tegenover derden die niet bij de
uitvoering van de opdracht zijn betrokken, tenzij en voor zover opdrachtgever de
opdrachtnemer van deze geheimhoudingsplicht heeft ontheven. Deze geheimhouding
betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die hem door opdrachtgever ter beschikking is
gesteld en de door verwerking daarvan gekregen resultaten.
2. Opdrachtnemer is, indien hij optreedt in een geschil of strafzaak, gerechtigd de door of
namens opdrachtgever verschafte gegevens en informatie alsmede andere gegevens en
informatie waarvan hij bij de uitvoering van de opdracht kennis heeft genomen, aan te
wenden voor zover deze naar zijn redelijk oordeel van belang kunnen zijn voor de beslechting
van het geschil of het verweer in de strafzaak.
3. Opdrachtnemer is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten, mits die
uitkomsten niet tot individuele opdrachtgevers te herleiden zijn, aan te wenden voor
statistische of vergelijkbare doeleinden.
4. Uitgezonderd het bepaalde in de vorige leden, is opdrachtnemer niet gerechtigd de
informatie die hem door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een
ander doel dan waarvoor zij werd verkregen.
4
G. INTELLECTUELE EIGENDOM
1. Alle rechten van intellectuele eigendom met betrekking tot de geestesproducten die
opdrachtnemer bij uitvoering van de opdracht ontwikkelt of gebruikt komen uitsluitend aan
opdrachtnemer toe.
2. Het is opdrachtgever, behoudens de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming
van de opdrachtnemer, uitdrukkelijk verboden die producten, waaronder begrepen
computerprogramma’s, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en
andere geestesproducten al dan niet met inschakeling van derden te verveelvoudigen, te
openbaren of te exploiteren.
3. Het is opdrachtgever niet toegestaan hulpmiddelen van die producten aan derden ter hand
te stellen, anders dan ter inwinning van een deskundig oordeel omtrent de werkzaamheden
van opdrachtnemer.
H. OVERMACHT
1. Indien opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet
behoorlijk kan nakomen tengevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak, waaronder
begrepen, maar daartoe niet beperkt, stagnatie in de geregelde gang van zaken binnen zijn
onderneming als gevolg van arbeidsongeschiktheid van zijn werknemers, werkstaking of
calamiteiten zoals waterschade, brand, diefstal en defecten of storingen in bij de uitvoering
van de opgedragen werkzaamheden gebruikte apparatuur, worden die verplichtingen
opgeschort tot het moment dat opdrachtnemer alsnog in staat is deze op de
overeengekomen wijze na te komen
2. Opdrachtnemer is gehouden opdrachtgever direct te waarschuwen indien zich bij hem een
geval van overmacht zoals in lid 1 bedoeld, voordoet, waarna partijen met elkaar in overleg
treden omtrent de hieraan toe te kennen gevolgen.
3. Indien de wederpartij een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een
beroep of bedrijf, zal de wederpartij gerechtigd zijn om de overeenkomst te ontbinden, indien
opdrachtnemer gebruikt maakt van zijn bevoegdheid om in geval van overmacht de
overeengekomen werkzaamheden op te schorten.
4. Indien opdrachtgever ten aanzien van een cursus of training is verhinderd en het curusgeld
inmiddels heeft voldaan geeft dit geen recht op teruggaaf. Opdrachtgever mag in dat geval
iemand anders in zijn plaats sturen of in overleg een nieuwe cursusdata uitzoeken.
I. HONORARIUM
1. Opdrachtnemer heeft vóór de aanvang van de werkzaamheden en tussentijds het recht de
uitvoering van de werkzaamheden op te schorten tot het moment dat opdrachtgever een
naar redelijkheid en billijkheid bepaald voorschot voor de te verrichten werkzaamheden aan
opdrachtnemer heeft betaald dan wel daarvoor zekerheid heeft gesteld.
2. Het honorarium van opdrachtnemer is niet afhankelijk van de uitkomst van de verleende
opdracht. Het honorarium wordt berekend met inachtneming van de gebruikelijke tarieven
van opdrachtnemer en is verschuldigd naar mate door opdrachtnemer werkzaamheden ten
behoeve van opdrachtgever zijn verricht.
3. Tenzij door opdrachtnemer anders is vermeld of aanvaard, declareert opdrachtnemer de
kosten van haar dienstverlening, zo nodig vermeerderd met voorschotten en declaraties van
ingeschakelde derden, periodiek aan de hand van de daadwerkelijk aan de opdracht bestede
tijd, tegen een door haar met de opdrachtgever overeengekomen uurtarief. Indien met de
opdrachtgever niet uitdrukkelijk een tarief is overeengekomen, gelden de door
5
opdrachtnemer voor de betrokken werkzaamheden gebruikelijk gehanteerde (uur)tarieven en
verschotten.
J. BETALING
1. Betaling door opdrachtgever van het factuurbedrag dient te geschieden binnen 14 dagen na
de factuurdatum, in Nederlandse valuta, ten kantore van opdrachtnemer of door storting
ten gunste van een door deze aan te wijzen bankrekening en, voor zover de betaling
betrekking heeft op werkzaamheden, zonder enig recht op korting of schuldvergelijking.
2. Betalingen ten aanzien van een cursus of training dienen ten alle tijden voor aanvang te zijn
voldaan.
2. Indien opdrachtgever niet binnen de hiervoor genoemde termijn dan wel niet binnen de
nader overeengekomen termijn heeft betaald, is hij van rechtswege in verzuim zonder dat
daartoe enige sommatie of ingebrekestelling noodzakelijk is, en wordt hij in beginsel een
rente verschuldigd gelijk aan de wettelijke rente als bedoeld in artikel 6:119 en 6:120 BW
dan wel (indien de opdrachtgever een natuurlijke persoon is die handelt in de uitoefening
van een beroep of bedrijf of een rechtspersoon) artikel 6:119a en 6:120 BW, welke rente
wordt berekend vanaf de 15e dag na dagtekening van de declaratie tot de datum van
algehele voldoening. Opdrachtnemer beoordeelt per individueel geval of hij de wettelijke
rente daadwerkelijk opeist.
3. Indien de opdrachtgever in verzuim is, worden alle door opdrachtnemer ten name van de
opdrachtgever gestelde declaraties opeisbaar, inclusief eventueel door opdrachtnemer nog
op te stellen declaraties ter zake van verrichte werkzaamheden in de lopende
declaratieperiode. Opdrachtnemer beoordeelt per individueel geval of daadwerkelijk hiertoe
overgaat.
4. Alle kosten ontstaan ten gevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke invordering van
het de opdrachtnemer toekomende worden integraal door de opdrachtgever vergoed. De
buitengerechtelijke kosten worden geacht ten minste 15% van het te vorderen bedrag en
tenminste € 125,00 te bedragen.
5. In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn opdrachtgevers, voor zover de
werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke opdrachtgevers zijn verricht, ten opzichte
van opdrachtnemer ieder hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het aan
opdrachtnemer verschuldigde.
6. Ongeacht andersluidende betalingsafspraken is opdrachtnemer steeds gerechtigd van de
wederpartij het stellen van genoegzame zekerheid voor de correcte nakoming van de
overeenkomst te verlangen, dan wel om voorafgaande betaling of contante betaling bij
levering te verlangen.
K. KLACHTEN
1. Een klacht met betrekking tot de verrichte werkzaamheden of het factuurbedrag dient op
straffe van verval van alle aanspraken binnen 30 dagen na de verzenddatum van de stukken
of informatie waarover opdrachtgever klaagt, dan wel, indien opdrachtgever aantoont dat hij
het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, binnen 30 dagen na de ontdekking van
het gebrek, schriftelijk aan opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt. De klachten dienen
een duidelijke en deugdelijke gemotiveerde omschrijving van de grieven te behelzen.
2. Een klacht als in het eerste lid bedoeld, schort de betalingsverplichting van opdrachtgever
niet op.
6
L. AANSPRAKELIJKHEID
1. Opdrachtnemer verplicht zich om zich conform de regels van het Reglement voor de
Beroepsuitoefening (RBU) van De Nederlandse Federatie van Belastingsadviseurs te zullen
verzekeren en verzekerd te houden tegen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van het
niet, niet juist, niet tijdig of niet volledig uitvoeren van opdrachten. Opdrachtnemer is
gehouden op eerste verzoek van opdrachtgever kosteloos een kopie van de polisvoorwaarden
van deze verzekering aan de opdrachtgever toe te zenden.
2. De aansprakelijkheid voor de vergoeding van geleden schade is beperkt tot het bedrag dat op
grond van de in lid 1 bedoelde verzekering daadwerkelijk wordt uitgekeerd, vermeerderd met
het bedrag van het eigen risico. Indien om welke reden dan ook buiten schuld of toedoen van
opdrachtnemer, geen uitkering krachtens de in lid 1 bedoelde verzekering mocht
plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot tweemaal het bedrag dat
opdrachtgever volgens het gestelde onder I en J als honorarium aan opdrachtnemer heeft
betaald en/of nog verschuldigd is ter zake van de werkzaamheden waarop de
schadeveroorzakende gebeurtenis betrekking heeft of waarmee deze verband houdt, met
een maximum van € 100.000,–.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of tenietgaan van bescheiden tijdens
vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt
door of namens opdrachtgever, opdrachtnemer of derden.
4. Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden die direct of
indirect, middellijk of onmiddellijk met de uitvoering van de overeenkomst samenhangen.
Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer in het bijzonder tegen vorderingen van derden
wegens schade die veroorzaakt is doordat Opdrachtgever aan Opdrachtnemer onjuiste of
onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij Opdrachtgever aantoont dat de schade geen
verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds, dan wel veroorzaakt is door
opzet of grove schuld van Opdrachtnemer. Onder aanspraken van derden worden tevens
verstaan aan de Opdrachtgever als medepleger van een fiscaal verzuim opgelegde
bestuurlijke boeten.
M. ONTBINDING
1. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen de overeenkomst geheel of, voor zover deze nog
niet is uitgevoerd, voor het nog niet uitgevoerde gedeelte daarvan, schriftelijk ontbinden,
indien en zodra zich een van de volgende omstandigheden voordoet:
a. De andere partij komt haar uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, na
daartoe schriftelijk in gebreke te zijn gesteld, binnen 20 werkdagen niet, niet tijdig of
niet behoorlijk na;
b. De andere partij wordt in staat van faillissement verklaard of vraagt surseance van
betaling aan;
c. De andere partij wordt onder curatele gesteld dan wel onder bewind geplaatst;
d. De andere partij legt haar bedrijf geheel of gedeeltelijk stil of staakt deze, dan wel draagt
dit geheel of gedeeltelijk aan een derde over;
e. In onderling overleg, zonder nadere opgaaf van redenen.
7
N. TOEPASSELIJK RECHT EN FORUMKEUZE
1. Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is uitsluitend het
Nederlandse recht van toepassing.
2. Alle geschillen die verband houden met overeenkomsten tussen opdrachtgever en
opdrachtnemer worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin
opdrachtnemer zijn woonplaats heeft, tenzij het geschillen betreft die geen betrekking
hebben op het bedrijf of beroep van opdrachtgever.
3. Het staat opdrachtgever vrij om de procesgang van tuchtrecht- dan wel
arbitragerechtspraak van De Nederlandse Federatie van Belastingadviseurs te volgen.
0 GEGEVENS OVER EN VAN KLANT EN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
1. Het gebruik van de gegevens van opdrachtgever door opdrachtnemer. Alle benodigde
gegevens voor het uitvoeren van een opdracht worden door opdrachtgever opgeslagen.
Deze gegevens bestaan uit naam, adres, fiscale nummers, inloggegevens bij de
belastingdienst, en financiële gegevens.
2. Opdrachtnemer is ten aanzien van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in de
Klantgegevens aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de
Algemene Verordening (EU) 2016/679 Van het Europees Parlement en de Raad van 27
april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de
verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en
tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)
(“AVG”). Op de verwerking van de Klantgegevens door opdrachtnemeris de
Privacyverklaring van toepassing. Deze verklaring is gepuliceerd op de website van
opdrachtnemer.
3. Indien en voor zover opdrachtnemer is aan te merken als een verwerker van
opdrachtgever in de zin van AVG en opdrachtgever als een
verwerkingsverantwoordelijke, vereist Artikel 28(1) vereist dat tussen de
verwerkingsverantwoordelijke en verwerker een overeenkomst wordt gesloten waarin de
verwerking van persoonsgegevens door de verwerker ten behoeve van de
verwerkingsverantwoordelijke is geregeld. Deze overeenkomst is opgenomen in de
Bijlage Verwerkersovereenkomst die een integraal onderdeel uitmaakt van deze
Algemene Voorwaarden en daarmee de Overeenkomst.
4. Opdrachtgever blijft te allen tijde eigenaar van de Administratiegegevens.
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de inhoud en juistheid van de
Administratiegegevens. Opdrachtnemer bewaart administratiegegevens niet langer dan
strikt noodzakelijk voor een juiste uitvoering van de opdracht.
5. Opdrachtnemer draagt zorg voor een adequate beveiliging tegen verlies, diefstal en
ongeautoriseerde toegang of wijziging van de Klantgegevens en de
Administratiegegevens van opdrachtgever. De door opdrachtnemer genomen
maatregelen en getroffen voorzieningen zullen redelijk zijn, gelet op de op dat moment
gangbare methoden en de gevoeligheid van de opgeslagen gegevens.
6. Opdrachtnemer zal opdrachtgever op diens verzoek en voor zover redelijk inzage geven
in het beveiligingsbeleid van opdrachtnemer ten aanzien van de Klantgegevens en de
Administratiegegevens.
P. WIJZIGINGEN
8
1. Opdrachtnemer is steeds bevoegd deze algemene voorwaarden te wijzigen.
2. Wijzigingen zullen voor de opdrachtgever slechts verbindend worden, indien opdrachtnemer
de gewijzigde algemene voorwaarden heeft gedeponeerd bij een Kamer van Koophandel en
Fabrieken of bij de griffie van een arrondissementsrechtbank, alsmede de wederpartij van de
wijzigingen van de algemene voorwaarden heeft kennis gegeven en veertien dagen na
dagtekening van deze kennisgeving zijn verstreken, zonder dat de opdrachtgever
opdrachtnemer schriftelijk te kennen heeft gegeven met de wijzigingen niet in te stemmen.
BIJLAGE 1 VERWERKERSOVEREENKOMST
De ondergetekenden:
9
1. [Formele naam Verantwoordelijke], gevestigd te [plaats], bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder
nummer [nummer], verder te noemen “Verantwoordelijke”, enerzijds,
en
2. [Formele naam Bewerker], gevestigd te [plaats], bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder nummer
[nummer], verder te noemen “Bewerker”, anderzijds,
Hierna gezamenlijk te noemen ‘Partijen’
OVERWEGINGEN:
• Partijen zijn in de Hoofdovereenkomst overeen gekomen dat Bewerker diensten zal leveren aan Verantwoordelijke
op het gebied van (onder meer) [voorbeelden werkzaamheden];
• Voor deze dienstverlening is noodzakelijk dat Verantwoordelijke Persoonsgegevens aan Bewerker verstrekt
en Bewerker deze Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Verantwoordelijke;
• Partijen wensen vast te leggen dat Verantwoordelijke “Verantwoordelijke” is voor de verwerking van
deze Persoonsgegevens, en Bewerker “Bewerker”, één en ander in de zin van de Wet bescherming
persoonsgegevens (hierna: de Wbp);
• Partijen wensen, gelet op artikel 14 van de Wbp, de uitvoering van verwerkingen door Bewerker te regelen
in een overeenkomst;
• Partijen zullen zich te allen tijde houden aan de toepasselijke bepalingen uit de Wbp, de per
25 mei 2018 van toepassing zijnde Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en deze Bewerkersovereenkomst.
Bewerker zal zich daarnaast houden aan de instructies van Verantwoordelijke
ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens.
PARTIJEN VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT:
1. DEFINITIES
1.1 Betrokkene:
Degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
1.2 Bewerker:
Degene die ten behoeve van de Verantwoordelijke Persoonsgegevens
verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
1.3 Bewerkersovereenkomst:
Deze overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Bewerker met als on10
derwerp het verwerken van Persoonsgegevens, inclusief alle documenten
waarnaar verwezen wordt en die de overige rechten en verplichtingen
van Partijen uiteenzetten.
1.4 Datalek:
Een inbreuk op beveiligingsmaatregelen die erop zijn gericht Persoonsgegevens
te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige
Verwerking, alsmede enig incident of enige gebeurtenis waarbij verlies
of onrechtmatige Verwerking van Persoonsgegevens plaatsvindt dan wel
zou kunnen plaatsvinden.
1.5 Hoofdovereenkomst:
De overeenkomst die Verantwoordelijke en Bewerker zijn aangegaan ter
levering van diensten door Bewerker en waaruit verwerking van Persoonsgegevens
voortvloeit.
1.6 Persoonsgegeven:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke
persoon.
1.7 Sub-bewerker:
Degene die een Bewerker bijstaat in het Verwerken van Persoonsgegevens,
en gerechtigd is een Verwerking van Persoonsgegevens uit te voeren
ten behoeve van een Verantwoordelijke. Een partij geldt ook als Sub-
Bewerker, indien haar diensten bestaan uit het opslaan van Persoonsgegevens.
1.8 Verantwoordelijke:
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die, of het bestuursorgaan
dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de
middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
1.9 Verwerking van Persoonsgegevens:
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens,
waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere
vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband
brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van
gegevens.
11
1.10 Alle van de hierboven gebruikte woorden en termen in het enkelvoud
hebben dezelfde betekenis als in het meervoud en vice versa.
1.11 De aanduidingen boven de artikelen van deze Bewerkersovereenkomst
hebben uitsluitend tot doel de leesbaarheid van de Bewerkersovereenkomst
te vergroten. De inhoud en strekking van het onder een bepaalde
aanduiding opgenomen artikel beperken zich derhalve niet tot die aanduiding.
2. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
2.1 Partijen wijzen beide een Coördinator en een vervangende Coördinator
aan die zullen optreden als hoofd-contactpersoon ten aanzien van een
aantal na te melden onderwerpen. De namen en de contactgegevens
van de Coördinators en vervangende Coördinators zijn opgenomen in
Appendix 2.
2.2 Verantwoordelijke stelt het doel en de middelen voor de verwerking van
Persoonsgegevens vast. Dit doel is opgenomen in Appendix 1.
2.3 Verantwoordelijke verstrekt Persoonsgegevens aan Bewerker. Een overzicht
van de soorten Persoonsgegevens die aan Bewerker verstrekt kunnen
worden, wordt opgenomen in Appendix 1. Bewerker verwerkt deze
Persoonsgegevens uitsluitend ter uitvoering van de Hoofdovereenkomst,
deze Bewerkersovereenkomst, en de door Verantwoordelijke gegeven
instructies. Bewerker zal de Persoonsgegevens onder geen enkele omstandigheid
voor eigen doeleinden gebruiken, behoudens andersluidende
wettelijke verplichtingen.
2.4 Bewerker verwijdert één of meer van de Persoonsgegevens, indien de
Coördinator van Verantwoordelijke daarom verzoekt en uiterlijk twee jaren
nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de desbetreffende
Betrokkene ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd,
tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een
wettelijke bewaarplicht.
2.5 Bewerker is gerechtigd een Sub-bewerker in te schakelen. De identiteit
van de Sub-bewerker wordt vermeld in Appendix 1.
2.6 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het effectueren van de rechten
die de Wbp en, wanneer van toepassing: de AVG, Betrokkenen doet
12
toekomen. Bewerker zal haar medewerking verlenen tot afhandeling
van verzoeken van Betrokkenen omtrent inzage, correctie of verwijdering
van Persoonsgegevens. Bewerker zal haar Coördinator beschikbaar
houden voor het ontvangen van instructies van Verantwoordelijke omtrent
dergelijke verzoeken. Indien een Betrokkene een verzoek richt aan
Bewerker, zal Bewerker dit verzoek doorsturen aan de Coördinator van
Verantwoordelijke.
2.7 Bewerker zal de Persoonsgegevens uitsluitend opslaan en verwerken
binnen de Europese Unie.
2.8 Bewerker zal haar medewerking verlenen indien Verantwoordelijke de
nakoming van deze Bewerkersovereenkomst en de Wbp (en wanneer
van toepassing: de AVG), wenst te controleren of te laten controleren.
De kosten van dergelijke controles worden gedragen door Verantwoordelijke.
Indien uit de controle volgt dat Bewerker enige verplichting niet
is nagekomen, neemt zij de maatregelen die redelijkerwijs noodzakelijk
zijn om alsnog aan de desbetreffende verplichting(en) te voldoen.
3. BEVEILIGING
3.1 Bewerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om
de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van
onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening
houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging,
een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking
en de aard van te beschermen Persoonsgegevens met zich meebrengen.
De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling
en verdere verwerking van Persoonsgegevens te voorkomen.
3.2 De bij het aangaan van de Bewerkersovereenkomst genomen maatregelen
als bedoeld in artikel 3.1 worden weergegeven in Appendix 3. Verantwoordelijke
erkent dat deze maatregelen passende technische en organisatorische
maatregelen zijn als bedoeld in artikel 13 van de Wbp en,
wanneer van toepassing de AVG.
3.3 Bewerker zal de maatregelen als bedoeld in artikel 3.1 actualiseren, zo
dit op enig moment naar het oordeel van Verantwoordelijke nodig is om
een passend beveiligingsniveau als bedoeld in artikel 3.1 te blijven ga13
randeren. Bewerker is gerechtigd de prijzen die zij met Verantwoordelijke
is overeengekomen, aan te passen in verband met de kosten die bij
Bewerker opkomen door dergelijke actualiseringen.
4. Datalekken
4.1 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beoordelen van het bestaan
van een verplichting tot, en het daadwerkelijk uitvoeren van, melding
van een Datalek aan een toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene(
n).
4.2 De Coördinator van Bewerker zal enig Datalek of vrees daarvoor, na
ontdekking hiervan door Bewerker, zo snel mogelijk rapporteren aan de
Coördinator van Verantwoordelijke overeenkomstig de in Appendix 2
opgenomen werkwijze Sub-Bewerker vermeldt hierbij ten minste de in
Appendix 2 opgenomen gegevens.
4.3 Bewerker zal op verzoek van Verantwoordelijke meewerken aan het
adequaat informeren van Betrokkenen of de toezichthoudende instanties
over het Datalek, en zich beschikbaar houden voor overleg met Verantwoordelijke.
4.4 Verantwoordelijke en Bewerker betrachten strikte geheimhouding jegens
ieder ander dan elkaar omtrent het Datalek, eventuele vrees voor
een Datalek en verdere gerelateerde zaken. Bewerker publiceert in geen
geval informatie over een Datalek zonder de voorgaande expliciete
schriftelijke toestemming van en goedkeuring door Verantwoordelijke
van de beoogde berichtgeving.
5. geheimhouding
5.1 Partijen zijn zich ervan bewust dat Persoonsgegevens kwalificeren als
confidentiële informatie en zij gehouden zijn tot geheimhouding van de
Persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen slechts gebruikt worden
ter uitvoering van de Hoofdovereenkomst en deze Bewerkersovereenkomst,
behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
5.2 Partijen zullen de Persoonsgegevens niet aan anderen ter beschikking
stellen dan zijn eigen werknemers en/of derden die een legitieme reden
14
hebben tot inzage daarvan. Bewerker zal zijn werknemers en/of derden
die toegang hebben tot de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van
de op de Persoonsgegevens rustende geheimhoudingsverplichting en de
nodige stappen ondernemen om verdere geheimhouding te waarborgen.
Waar nodig zal Bewerker een overeenkomst tot geheimhouding sluiten.
5.3 Bewerker zal zo snel mogelijk, na verzoek daartoe van de Verantwoordelijke,
de Persoonsgegevens wijzigen, aan Verantwoordelijke retourneren
dan wel vernietigen. Alle kopieën gemaakt van Persoonsgegevens zullen
in het geval van retournering dan wel vernietiging aan Verantwoordelijke
worden verzonden of worden vernietigd. Indien daartoe verzocht zal
Bewerker schriftelijk verklaren dat voorgaande handelingen zijn uitgevoerd.
Onder “documenten” worden verstaan alle dragers, inclusief papier,
CD-ROM, DVD-ROM en alle overige mogelijkheden om informatie
op te slaan.
6. AANSPRAKELIJKHEID
6.1 Verantwoordelijke is aansprakelijk voor enige schade die of enig nadeel
dat een rechtspersoon of natuurlijke persoon, zoals maar niet beperkt
tot Betrokkenen, lijdt doordat wordt gehandeld in strijd met de bij of
krachtens de Wbp (en wanneer van toepassing: de AVG) gegeven voorschriften.
6.2 Bewerker is slechts aansprakelijk voor de schade of het nadeel voor zover
dit is ontstaan door haar werkzaamheid ten aanzien van de door
Verantwoordelijke verstrekte en door Bewerker verwerkte Persoonsgegevens,
tijdens de duur van deze Bewerkersovereenkomst.
6.3 De totale aansprakelijkheid van Bewerker als gevolg van een aan Bewerker
toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen
uit deze Bewerkersovereenkomst is beperkt tot het totaal van vergoedingen
(exclusief BTW) dat Bewerker heeft ontvangen van
Verantwoordelijke, met een maximum van € [50.000],- (vijftigduizend
euro), waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als
één gebeurtenis.
6.4 Verantwoordelijke vrijwaart Bewerker voor alle schade die Bewerker
lijdt ten gevolge van aanspraken van derden, waaronder toezichthou15
ders, als gevolg van of samenhangende met de uitvoering van deze Bewerkersovereenkomst.
7. DUUR
7.1 De Bewerkersovereenkomst treedt in werking op het moment van ondertekening
en is aangegaan voor de duur van 1 (één) jaar. Indien de Bewerkersovereenkomst
niet dan wel niet tijdig wordt opgezegd, vindt
voortzetting van de Bewerkersovereenkomst plaats, telkens voor de
duur van 1 (één) jaar.
7.2 Indien Verantwoordelijke de wijze van verwerking van Persoonsgegevens
door Bewerker, een bepaling dan wel één van de Appendices wenst
te wijzigen, zullen partijen in overleg treden over de bepalingen van de
Bewerkersovereenkomst. Wijzigingen zijn slechts geldig indien goedgekeurd
en schriftelijk bevestigd door Partijen.
7.3 Opzegging van de Bewerkersovereenkomst dient schriftelijk per aangetekende
brief of per e-mail te geschieden. De opzegging dient uiterlijk 15
(vijftien) dagen voordat de verlenging van de Bewerkersovereenkomst in
werking treedt, door de wederpartij te zijn ontvangen.
8. BEËINDIGING en wijziging
8.1 Onverlet latende hetgeen elders in de Bewerkersovereenkomst is bepaald,
is ieder der partijen gerechtigd de Bewerkersovereenkomst door
middel van een aangetekend schrijven zonder rechterlijke tussenkomst
geheel of gedeeltelijk te beëindigen indien de in gebreke zijnde partij
ook na schriftelijke sommatie stellende een redelijke termijn in gebreke
blijft haar verplichting na te komen.
8.2 Partijen hebben overigens het recht met onmiddellijke ingang en zonder
rechterlijke tussenkomst, door middel van een buitengerechtelijke verklaring
de Bewerkersovereenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen,
indien één der partijen een verzoek indient tot wettelijke schuldsanering,
indien voor één der partijen faillissement of surseance van betaling
wordt aangevraagd dan wel één der partijen in staat van faillissement
wordt verklaard of surseance van betaling wordt verleend of indien de
onderneming van één der partijen wordt geliquideerd of beëindigd, an16
ders dan ten behoeve van reconstructie of samenvoegen van ondernemingen.
8.3 Verantwoordelijke heeft tevens het recht deze Bewerkersovereenkomst
zonder rechterlijke tussenkomst, door middel van een buitengerechtelijke
verklaring geheel of gedeeltelijk te beëindigen indien blijkt dat Bewerker
enige wettelijke bepaling ten aanzien van de Verwerking van
Persoonsgegevens, dan wel enige bepaling van deze Bewerkersovereenkomst,
niet is nagekomen.
8.4 Na het einde van de Bewerkersovereenkomst, om welke reden dan ook,
kan Bewerker geen rechten meer aan de Bewerkersovereenkomst ontlenen,
onverlet latende het voortbestaan van de rechten en verplichtingen
van partijen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren na het
einde van de Bewerkersovereenkomst.
8.5 Indien zich in de toekomst wijzigingen voordoen in de nationale of Europese
regelgeving over de bescherming van Persoonsgegevens, zullen
Partijen deze Bewerkersovereenkomst wijzigingen voor zover dit nodig is
om aan die nieuwe regelgeving te voldoen.
9. overdracht
9.1 De tussen Bewerker en Verantwoordelijke gesloten Bewerkersovereenkomst
en de daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen kunnen
niet aan derden worden overgedragen zonder de schriftelijke toestemming
van de andere partij.
10. Appendices
10.1 De Appendices van de Bewerkersovereenkomst maken een integraal onderdeel
uit van de Bewerkersovereenkomst. Bij strijd tussen de Appendices
en de Bewerkersovereenkomst prevaleert de Bewerkersovereenkomst.
17
11. TOEPASSELIJK RECHT
11.1 Op deze Bewerkersovereenkomst is het Nederlandse recht van toepassing.
11.2 Geschillen tussen partijen, die niet in overleg kunnen worden opgelost,
zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde Nederlandse rechter
van de rechtbank [rechtbank: zie https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-encontact/
Organisatie/Rechtbanken], locatie [locatie].
11.3 Indien Bewerker van mening is dat een geschil tussen partijen bestaat, is
Bewerker gerechtigd de Verwerking van Persoonsgegevens te staken.
Aldus overeengekomen en in tweevoud getekend te _______,
Namens : Namens :
[FORMELE NAAM VERANTWOORDELIJKE]. [FORMELE NAAM BEWERKER].
Vertegenwoordigd door: Vertegenwoordigd door:
(handtekening)
(handtekening)
“[Klik en vul NAAM in]” “[Klik en vul NAAM in]”
(naam)
“[Klik en vul FUNCTIE in]”
(naam)
“[klik en vul FUNCTIE in]”
(functie)
(functie)
“[klik en vul DATUM in]”
(datum en plaats)
“[klik en vul DATUM in]”
(datum en plaats)